Ist SharePoint 2010 social?

Mit Social Business zur
Hochleistungsorganisation

Ich denke, dass jeder, der sich mit Social Business – Enterprise 2.0 – Konzeptionen beschäftigt, immer wieder einmal mit Sharepoint 2010 in Berührung kommen wird.

Oftmals begegnet mir dann die Vorstellung, dass mit SharePoint 2010 eine Social Business Implementierung abgeschlossen ist.

Jetzt wollte ich es genauer wissen und habe eine Sharepoint 2010 Schulung von einem anerkannten Presales Manager besucht.

Was habe ich gelernt?

Sharepoint ist eine „Wissenslösung“. 

Wenn Wissen über Dokumente definiert wird.

„Das Team steht im Vordergrund“. Wenn Teamorientierung als die Möglichkeit definiert wird, Dokumente bereit zu stellen, zu bearbeiten und gemeinsam zu nutzen. Vorausgesetzt, alle Teammitglieder verfügen jeweils über installierte MS Office 2010 und Outlook 2010 Versionen auf ihren PCs / Laptops. Eine mobile Bearbeitung der Dokumente ist nur dann möglich, wenn die Funktion des Dokumenten Check Outs deaktiviert wurde. Das wiederum bedeutet allerdings, dass jede Speicherung des jeweiligen Dokuments die bestehende Fassung überschreibt. Über den Browser lassen sich Dokumente zur Bearbeitung nicht auschecken.

„Sharepoint ist ein Dokumenten Management System.“ 

Wenn damit primär die Verfügbarkeit der Dokumente im Fokus steht. Metadaten werden in Sharepoint in Form von Spalten realisiert. Und Metadaten ist alles, was neben dem Dateinamen an Information zum jeweiligen Dokument gespeichert wird. Die Versionsnummer, Autor, Erstelldatum, vorgegebene Stichworte, … all das gehört zu Metadaten. Das jeweils freigegebene Set an Metadaten wird also in Form von Spalten neben dem Dokument angezeigt.

„Sharepoint ist in MS Office und Outlook integriert“ 

Voraussetzung ist jedoch, ich habe die jeweils aktuellsten Versionen dieser Produkte installiert. Sharepoint als standalone Lösung ist zwar machbar, aber nicht wirklich toll. Die Einschränkungen in der Funktionalität verglichen zum „Integrationsmodell“ sind meiner Meinung nach erheblich.

„Dokumentenversionierung sichert die Nutzung des aktuellsten Dokumentes“ 

Ja, wenn nicht mit jedem speichern der Zähler der Dokumentenversion um eine Version erhöht werden würde. Egal ob das Dokument tatsächlich geändert worden ist oder nicht. Auch jede Anpassung bzw. Änderung in den sogenannten Metadaten bewirkt eine neue Versionsnummer. Ein automatisches Löschen der Versionshistorie ist da wohl mit ziemlichen Risiken verbunden.

Ist Sharepoint eine Social Business Plattform?

Aus meiner Sicht ist Sharepoint aus den genannten Highlights keine echte Social Business Plattform. Aber eine sehr gut integrierte Dokumentenplattform, die für Kunden, die sowieso mit dem gesamten MS Portfolio (in der jeweils aktuellsten Version) arbeiten, die Verfügbarkeit seiner Dateien realisiert.

Schwerpunkt liegt dabei auf strukturierter Vorgabe, Darstellung und Zusammenarbeit. Sharepoint wird der transaktionalen Wertevorstellung und Führungskultur gerecht und unterstützt sie entsprechend umfassend.

Social Business hingegen lebt von der transformationalen Wertevorstellung und Führungskultur.

Transformationale Wertvorstellungen schaffen Räume für Gestaltung und Kreativität. Ein Hund springt so hoch wie die Wurst hängt. Wenn das Ziel genau definiert ist, ist bei 100% Erfüllung spätestens Schluss.

Social Business tritt an, mehr zu erreichen!

Innovation, Flexibilität, Reaktion auf sich verändernde Bedingungen erfordert das Know how und die Erfahrungen aller Mitarbeiter. Kollektive Intelligenz. Und die lässt sich nicht in Dokumenten abbilden oder speichern. Und schon gar nicht auf Dokumentenbasis entwickeln bzw. weiterentwickeln!

Mitarbeiterentwicklung, Attraktivität als Arbeitgeber, Motivation und Bindung ans Unternehmen als weitere mögliche Ziele eines Social Business Konzeptes sind nur über ein Change Management Konzept im Rahmen einer Social Business Implementierung dauerhaft erfolgreich zu realisieren. Es versteht sich von selbst, dass ein Dokumentenverwaltungssystem diese Anforderung nicht erfüllen kann. Auch dann nicht,  wenn Social Tools wie Blogs und Wikis mit integriert sind.
Die Intention und erwartete Arbeitsmethodik eines Werkzeugs präjudiziert! Transaktionale Konzepte werden nicht durch die Bereitstellung von Social Tools zu transformationalen Lösungen.

Verbaut Sharepoint ein Social Business Engagement?

Damit stellt sich die Frage, ob ein Engagement in Sharepoint eine Weiterentwicklung der Organisation hin zu einem Social Business behindert oder gar verhindert .

Ich denke das nicht!

Zum einen gibt es eine ganze Reihe von Unternehmen, die ihre Sharepoint Plattformen um zusätzliche Social Business Lösungen erweitert haben.  Zum anderen zeigen Hochleistungsorganisationen, dass nur durch ein ausgewogenes Wertekonzept und eine entsprechende Führungskultur Social Busienss Lösungen erfolgreich werden. Und diese Ausgewogenheit manifestiert sich in transaktionalen und transformationalen Anteilen. Ein erfolgreiches Change Management Konzept muss die ideale Anteile beider Ansätze für die individuelle Kundensituation definieren.

Insoweit lassen sich Sharepoint Konzepte durchaus „social“ machen … !

Ob dazu ergänzende Tools erforderlich sind, muss das individuelle Implementierungskonzept zeigen.

Integration und Interessenausgleich schafft letztlich den nachhaltigen und dauerhaften Erfolg auf dem Weg zum Social Business und damit zur Hochleistungsorganisation!

GetSocial DoBusiness