Ist SharePoint 2010 social?

Mit Social Business zur
Hochleistungsorganisation

Ich denke, dass jeder, der sich mit Social Business – Enterprise 2.0 – Konzeptionen beschäftigt, immer wieder einmal mit Sharepoint 2010 in Berührung kommen wird.

Oftmals begegnet mir dann die Vorstellung, dass mit SharePoint 2010 eine Social Business Implementierung abgeschlossen ist.

Jetzt wollte ich es genauer wissen und habe eine Sharepoint 2010 Schulung von einem anerkannten Presales Manager besucht.

Was habe ich gelernt?

Sharepoint ist eine „Wissenslösung“. 

Wenn Wissen über Dokumente definiert wird.

„Das Team steht im Vordergrund“. Wenn Teamorientierung als die Möglichkeit definiert wird, Dokumente bereit zu stellen, zu bearbeiten und gemeinsam zu nutzen. Vorausgesetzt, alle Teammitglieder verfügen jeweils über installierte MS Office 2010 und Outlook 2010 Versionen auf ihren PCs / Laptops. Eine mobile Bearbeitung der Dokumente ist nur dann möglich, wenn die Funktion des Dokumenten Check Outs deaktiviert wurde. Das wiederum bedeutet allerdings, dass jede Speicherung des jeweiligen Dokuments die bestehende Fassung überschreibt. Über den Browser lassen sich Dokumente zur Bearbeitung nicht auschecken.

„Sharepoint ist ein Dokumenten Management System.“ 

Wenn damit primär die Verfügbarkeit der Dokumente im Fokus steht. Metadaten werden in Sharepoint in Form von Spalten realisiert. Und Metadaten ist alles, was neben dem Dateinamen an Information zum jeweiligen Dokument gespeichert wird. Die Versionsnummer, Autor, Erstelldatum, vorgegebene Stichworte, … all das gehört zu Metadaten. Das jeweils freigegebene Set an Metadaten wird also in Form von Spalten neben dem Dokument angezeigt.

„Sharepoint ist in MS Office und Outlook integriert“ 

Voraussetzung ist jedoch, ich habe die jeweils aktuellsten Versionen dieser Produkte installiert. Sharepoint als standalone Lösung ist zwar machbar, aber nicht wirklich toll. Die Einschränkungen in der Funktionalität verglichen zum „Integrationsmodell“ sind meiner Meinung nach erheblich.

„Dokumentenversionierung sichert die Nutzung des aktuellsten Dokumentes“ 

Ja, wenn nicht mit jedem speichern der Zähler der Dokumentenversion um eine Version erhöht werden würde. Egal ob das Dokument tatsächlich geändert worden ist oder nicht. Auch jede Anpassung bzw. Änderung in den sogenannten Metadaten bewirkt eine neue Versionsnummer. Ein automatisches Löschen der Versionshistorie ist da wohl mit ziemlichen Risiken verbunden.

Ist Sharepoint eine Social Business Plattform?

Aus meiner Sicht ist Sharepoint aus den genannten Highlights keine echte Social Business Plattform. Aber eine sehr gut integrierte Dokumentenplattform, die für Kunden, die sowieso mit dem gesamten MS Portfolio (in der jeweils aktuellsten Version) arbeiten, die Verfügbarkeit seiner Dateien realisiert.

Schwerpunkt liegt dabei auf strukturierter Vorgabe, Darstellung und Zusammenarbeit. Sharepoint wird der transaktionalen Wertevorstellung und Führungskultur gerecht und unterstützt sie entsprechend umfassend.

Social Business hingegen lebt von der transformationalen Wertevorstellung und Führungskultur.

Transformationale Wertvorstellungen schaffen Räume für Gestaltung und Kreativität. Ein Hund springt so hoch wie die Wurst hängt. Wenn das Ziel genau definiert ist, ist bei 100% Erfüllung spätestens Schluss.

Social Business tritt an, mehr zu erreichen!

Innovation, Flexibilität, Reaktion auf sich verändernde Bedingungen erfordert das Know how und die Erfahrungen aller Mitarbeiter. Kollektive Intelligenz. Und die lässt sich nicht in Dokumenten abbilden oder speichern. Und schon gar nicht auf Dokumentenbasis entwickeln bzw. weiterentwickeln!

Mitarbeiterentwicklung, Attraktivität als Arbeitgeber, Motivation und Bindung ans Unternehmen als weitere mögliche Ziele eines Social Business Konzeptes sind nur über ein Change Management Konzept im Rahmen einer Social Business Implementierung dauerhaft erfolgreich zu realisieren. Es versteht sich von selbst, dass ein Dokumentenverwaltungssystem diese Anforderung nicht erfüllen kann. Auch dann nicht,  wenn Social Tools wie Blogs und Wikis mit integriert sind.
Die Intention und erwartete Arbeitsmethodik eines Werkzeugs präjudiziert! Transaktionale Konzepte werden nicht durch die Bereitstellung von Social Tools zu transformationalen Lösungen.

Verbaut Sharepoint ein Social Business Engagement?

Damit stellt sich die Frage, ob ein Engagement in Sharepoint eine Weiterentwicklung der Organisation hin zu einem Social Business behindert oder gar verhindert .

Ich denke das nicht!

Zum einen gibt es eine ganze Reihe von Unternehmen, die ihre Sharepoint Plattformen um zusätzliche Social Business Lösungen erweitert haben.  Zum anderen zeigen Hochleistungsorganisationen, dass nur durch ein ausgewogenes Wertekonzept und eine entsprechende Führungskultur Social Busienss Lösungen erfolgreich werden. Und diese Ausgewogenheit manifestiert sich in transaktionalen und transformationalen Anteilen. Ein erfolgreiches Change Management Konzept muss die ideale Anteile beider Ansätze für die individuelle Kundensituation definieren.

Insoweit lassen sich Sharepoint Konzepte durchaus „social“ machen … !

Ob dazu ergänzende Tools erforderlich sind, muss das individuelle Implementierungskonzept zeigen.

Integration und Interessenausgleich schafft letztlich den nachhaltigen und dauerhaften Erfolg auf dem Weg zum Social Business und damit zur Hochleistungsorganisation!

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Dauerhaft Spitzenleistungen erbringen!

Mit Social Business Zukunft gestalten!

Neben der technologischen Lösung muss eine Social Business Konzeption auch organisatorisch betriebswirtschaftliche Bedingungen erfüllen.

Social Business hilft Organisationen das Wissen und die Erfahrungen der Mitarbeiter transparent zu machen und weiter zu entwickeln. 

Die Weiterentwicklung bezieht sich nicht nur auf die Dokumente und deren Nutzung sondern viel mehr auf die Mitarbeiter selbst. 

Aus meiner Sicht ist Social Business zunächst einmal eine Plattform, die Mitarbeitern hilft, deren  Anforderungen besser erfüllen zu können.

Um auch der Organisation den best möglichen Nutzen stiften zu können, sind Überlegungen und Steuerungen in der Unternehmenskultur und Führung erforderlich.

Das folgende Modell hilft bei der Einordnung und Konzeption:

Transaktionale vs. transformationale Führung und Kultur

Die Forscher Bass und Avolio (1994) haben zur Beschreibung  von Führungsstilen die beiden Begriffe:

• Transaktionale und
• Transformationale Führungs-Kultur

eingeführt. 

Die Beschreibungen sind geeignet, die Unternehmenskultur zu analysieren. Mit der Analyse ergeben sich auch erforderliche Korrekturen, die auf dem Weg zum Social Business erforderlich sein könnten.

Die transformationale Unternehmenskultur ist eine wesentliche Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Social Business Implementierung. 

Ergänzende transaktionale Elemente stellen den zukünftigen und nachhaltigen Wandel der Unternehmenskultur sicher.

Wertewandel ist der entscheidende Erfolgsfaktor. Ohne Akzeptanz und Vertrauen in die neue Arbeitsweise „Social Business“ wird der erforderliche Wertewandel nicht gelebt. Und das betrifft sowohl die Mitarbeiter, wie auch die Führungskräfte – inklusive Top-Management!

Transaktionale Führungs-Kultur

Transaktionale Führungs-Kulturen sind geprägt von der Wertvorstellung „Leistung einer Gegenleistung willen“.  Anders ausgedrückt: „Was gibst Du mir, dass ich dir etwas gebe“. Entsprechend sind auch Zielvereinbarungen, Arbeitsanweisungen und die Arbeitskultur streng an diesen Prinzipien orientiert. Steuerung findet bei nicht erreichen von Leistungsvorgaben statt.

Transformationale Führungs-Kultur

Die vorherrschende Wertvorstellung ist die, der gemeinsamen Vision und deren Erfüllung. Intrinsische Motivation und das Ausleben von Freiräumen sind vorherrschend, um die Unternehmensziele zu erreichen. Führung versteht sich in erster Linie in der Moderation und dem vorleben der Werte und Zielerfüllung. Die Entscheidungsfreiräume für Mitarbeiter helfen flexibel reagieren zu können.

Social Business auf dem Weg zur dauerhaften Spitzenleistung

Unternehmen unterliegen einem gewissen Lebenszyklus. Von der Gründung über Wachstum, Etablierung und Anpassung hin zu Aushärtung und Verfilzung und Untergang.

Die Kunst, dauerhafte Spitzenleistungen zu erbringen liegt darin, die Phase der Etablierung und Anpassung so stabil als möglich auszubauen.

Eine grundlegende Voraussetzung ist also die ausgewogene Mischung zwischen transaktionaler und transformationaler Führungs-Kultur.

Und was nun die ideale Lösung für die jeweilige Unternehmung ist, das muss ein Gegenstand eines entsprechenden Social Business Implementierungsprojektes sein!

Social Business als Applikation eingeführt wird es nicht von sich aus schaffen, diesen Wandel erfolgreich und dauerhaft zu gestalten.

Social Business ist allerdings die beste Grundvoraussetzung, um die ergänzenden Elemente der transformationalen Führungs-Kultur innerhalb der Organisation zu etablieren. Und das wiederum ist die Gewährleistung dafür, Organisationen dauerhaft in der Phase Etablierung und Anpassung zu halten bzw. sie wieder dorthin zu bringen.

Unternehmen ohne Social Business werden nicht überleben

… das sagen zumindest 53% der mittelständischen Manager in Europa in einer Studie vom Mai 2012 im Auftrag von Google.

Social Business in dem hier beschriebenen Konzept ermöglicht Unternehmen und deren Mitarbeitern schneller und flexibler reagieren zu können, Innovationen gezielter zu fördern und schließlich wettbewerbsfähiger zu werden.

Insoweit ist gerade in Zeiten, in denen Unsicherheit und erhöhte Anforderungen an die Anpassungsfähigkeit sowie Reaktionsfähigkeit auf Änderungen deutlich zugenommen haben, eine Organisationskultur, die auf Zukunftsentwicklung ausgerichtet ist, unabdingbar.

Social Business in Verbindung mit einer transformationalen Unternehmenskultur sind der Garant für die gezielte Entwicklung und Vorbereitung auf zukünftige Anforderungen. 

Der transaktionale Teil der Unternehmenskultur sorgt für die Sicherung und Etablierung der entwickelten Innovationen. 

Insoweit ist ein ausgewogenes Konzept zwischen beiden Unternehnehmenskulturansätzen die Grundvoraussetzung, um in die Lebenszyklusphase Etablierung und Anpassung für Unternehmen zu kommen bzw. in ihr zu bleiben. Das ist das Fundament für dauerhafte Spitzenleistungen!

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